Was ist Change-Management?

Mit der Einführung von SAP S/4HANA in einem Unternehmen gehen jede Menge Veränderungen einher. Die Aufgabe des Change-Managements ist es dementsprechend, das Unternehmen so gut es geht auf diese Veränderungen vorzubereiten. Dabei geht es zum einen um die fachliche Vorbereitung, sprich die Mitarbeiter müssen wissen was auf sie zukommt und wie z.B. betroffene Prozesse in Zukunft ablaufen. Zum anderen gilt es aber auch, das Unternehmen und die Mitarbeiter mental auf die Veränderungen vorzubereiten, da Veränderung auch Stress und Ablehnung hervorrufen können.

Hier wollen wir Ihnen Maßnahmen des Change-Managements vorstellen, die sich bei der Einführung von SAP S/4HANA in der Vergangenheit bewährt haben.

Wie etabliert man Change-Management in SAP Projekten?

Der erste Schritt, der für gewöhnlich im Rahmen des Change-Managements bei der Einführung von SAP S/4HANA erfolgt, ist die Prozessaufnahme. Denn nur wenn man versteht, wie die von SAP S/4HANA betroffenen SAP-Prozesse bisher im Unternehmen funktionierten, kann man das Unternehmen und die Mitarbeiter bestmöglich auf die Veränderungen vorbereiten.

Die Prozessaufnahme kann auf mehreren Ebenen stattfinden. Einer der bewährtesten Wege ist es, das offene Gespräch mit den SAP Key-Usern des jeweiligen Fachbereichs zu suchen, da diese für gewöhnlich den besten Überblick über die SAP-Prozesse haben und im Anschluss die Prozesse beispielsweise durch eine Video-Aufnahme zu dokumentieren. Die Prozesse sollten hinterher zudem grafisch visualisiert werden, da dies ungemein dazu beiträgt, den Prozess in Gänze nachvollziehen zu können. Hierfür können verschiedenste Tools verwendet werden.

Es empfiehlt sich außerdem die Verwendung von Projektmanagement-Tools wie z.B. Jira, um die Prozessaufnahme organisatorisch erfassen und tracken zu können.

Wie etabliert man Change-Management bei den Mitarbeitern?

Bei der Einführung von SAP S/4HANA gilt es im Rahmen des Change-Managements auch zu berücksichtigen, wie die Mitarbeiter des jeweiligen Unternehmens den Veränderungen allgemein gegenüber stehen. Wird die Einführung prinzipiell begrüßt, gibt es Bedenken oder wird die Einführung tendenziell sogar abgelehnt?

Um eventuelle Bedenken zu identifizieren und zu adressieren, gibt es im Rahmen des Change-Managements diverse Möglichkeiten. Eine bewährte Möglichkeit ist es, sogenannte Pulse-Checks durchzuführen. Einen Pulse-Check kann man als Umfrage sehen, die zielgerichtete Fragen beinhaltet, um das allgemeine Stimmungsbild gegenüber der Einführung von SAP S/4HANA zu erfassen. Diese Pulse-Checks werden in regelmäßigen Abständen durchgeführt, um erkennen zu können, ob die durchgeführten Change-Management Maßnahmen erfolgreich waren. Sobald die Ergebnisse des Pulse-Checks vorliegen, sollten diese im Anschluss in einem gemeinsamen Review-Termin besprochen werden, um daraus geeignete Maßnahmen ableiten zu können.

Wie lässt sich die Akzeptanz der Mitarbeiter für SAP S/4HANA erhöhen?

Um die allgemeine Akzeptanz von Mitarbeitern gegenüber der Einführung von SAP S/4HANA zu erhöhen, können im Rahmen des Change-Managements diverse Maßnahmen ergriffen werden. Eine Möglichkeit wäre bspw. einen regelmäßigen Newsletter zu versenden, um die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten. In diesem Newsletter kann die aktuelle Projektentwicklung aufgegriffen werden, aber es können auch allgemeine Informationen zum Umstieg auf SAP S/4HANA zur Verfügung gestellt werden und es kann auch auf die Vorteile des Umstiegs hingewiesen werden.

Eine weitere Möglichkeit wäre die Durchführung von Workshops, in denen die wichtigsten Infos zum Thema Umstieg auf SAP S/4HANA kommuniziert werden und wo die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, Fragen zum Umstieg zu stellen.

Eine eher altmodische, aber nichtsdestotrotz effektive Maßnahme kann es auch sein, Flyer bzw. Plakate zu designen, die kurz und bündig die wichtigsten Informationen zum aktuellen Projektgeschehen zusammenfassen und diese dann zu verteilen bzw. im Unternehmen auszuhängen.

Wie können Mitarbeiter effektiv auf die Einführung von SAP S/4HANA vorbereitet werden?

Eine der wichtigsten Maßnahmen des Change-Managements im Bezug auf die Einführung von SAP S/4HANA ist die Schulung der Mitarbeiter, die von den Änderungen betroffen sind.

Dafür ist es wichtig, die relevanten Inhalte zu identifizieren, die durch die Schulungen vermittelt werden sollen. Sobald dies erfolgt ist, kann mit der Erstellung der Schulungsunterlagen begonnen werden.

SAP bietet dafür ein spezielles Tool an: SAP Enable Now. Mit diesem Tool ist es möglich, Schulungsmaterialen relativ unkompliziert in PDF und Video-Form zu erstellen. Dabei handelt es sich meistens um Schritt für Schritt Anleitungen der geänderten Prozesse.

Die Schulungsunterlagen können den Mitarbeitern zum Selbststudium angeboten werden, aber es können selbstverständlich auch klassische Schulungen angeboten werden, wo ein Trainer die Schulungsinhalte den Mitarbeitern vermittelt.

Wenn Sie in Ihrem Projekt Beratungsbedarf zum Thema Change-Management haben, kommen Sie gerne auf uns zu.